Privātuma Politika

Šī ir sabiedrības ar ierobežotu atbildību Fontes Vadības Konsultācijas (“Fontes”) Privātuma politika.

Tās mērķis ir izskaidrot datu subjektiem, kā Fontes apstrādā fizisko personu datus, pārredzami darīt zināmu datu subjektu tiesību īstenošanas kārtību un pasākumus, kā arī aprakstīt citus ar fizisko personu datu aizsardzību saistītos jautājumus. Tā ir izstrādāta arī lai nodrošinātu, ka datu subjekti var realizēt savas ar likumu piešķirtās tiesības vienkāršā, tiem pieejamā un saprotamā veidā. Tā kā fizisko personu datu aizsardzības normatīvais regulējums izvirza vispārīgu mērķi nodrošināt personu privātumu un vienīgais veids, kā nodrošināt šī mērķa izpildi, ir padarīt personas datu aizsardzību par neatņemamu privāto un publisko tiesību subjektu darbības sastāvdaļu, Fontes nodrošina, ka visi personas dati, kas nonāk Fontes rīcībā, tiek atbilstoši aizsargāti un atrodas drošībā. Atbilstoša aizsardzība ir nepieciešamo tehnisko un organizatorisko līdzekļu izmantošana un personas datu apstrāde atbilstoši normatīvajam regulējumam.

Privātuma politika ir izstrādāta saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2016/679 (2016.gada 27.aprīlis) “par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK” (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (“VDAR”), kā arī Fizisko personu datu apstrādes likumu un citiem normatīvajiem aktiem, kas regulē fizisko personu datu apstrādes jautājumus.

Šajā Privātuma politikā lietotie termini un to jēga ir tāda pati, kā VDAR 4.pantā sniegtajās definīcijās.

Fontes aicina laiku pa laikam visus datu subjektus rūpīgi iepazīties ar šo Privātuma politiku, lai iegūtu aktuālo informāciju par Fontes veiktajiem personas datu apstrādes procesiem, jo tie laika gaitā var mainīties.

Informācija par Fontes mājaslapā www.fontes.lv īstenoto personas datu apstrādi saistībā ar sīkdatnēm lūdzam skatīt mūsu Sīkdatņu politikā.

Pārzinis

Jūsu personas datu pārzinis ir sabiedrība ar ierobežotu atbildību “Fontes Vadības Konsultācijas”, reģistrācijas numurs 40003988264, juridiskā adrese Brīvības iela 43, Rīga, LV 1010.

Fontes kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos ir: [email protected], kā arī Brīvības iela 43, Rīga, LV 1010.

Personas datu kategorijas

Fontes savas komercdarbības ietvaros apstrādā galvenokārt šādas personas datu kategorijas:

Nr.	Datu kategorija	Datu kategorijā ietilpstošu datu piemēri
1.	Identifikācijas dati	Vārds, uzvārds, identifikācijas numurs, dzimšanas gads, dzimums
2.	Amata informācija	Amata nosaukums, amata atrašanās vieta Latvijas reģionos, darba uzsākšanas gads, atalgojuma apmēra informācija, darba devēja nosaukums
3.	Kontaktinformācija	Telefona numurs un e-pasts
4.	Informācija, kas tiek apstrādāta Fontes mājaslapas apmeklējuma gadījumā	IP adrese, tīkla un atrašanās vietas dati, kā arī cita informācija, kuras apstrādei Jūs piekrītat mājaslapas apmeklējuma ietvaros; ar detalizētu informāciju par ar sīkdatnēm veikto personas datu apstrādi aicinām iepazīties Fontes Sīkdatņu politikā

Fontes savu iekšējo personāla vadības procesu nodrošināšanai apstrādā galvenokārt šādas personas datu kategorijas:

Nr.	Datu kategorija	Datu kategorijā ietilpstošu datu piemēri
1.	Identifikācijas dati	Vārds, uzvārds, personas kods, dzimums
2.	Kontaktinformācija	Adrese, dzīvesvieta, telefona numurs, e-pasts
3.	Profesionālā informācija	Amats, loma, kvalifikācija, izglītība, pieredze, cita CV norādītā informācija
4.	Finanšu informācija	Atalgojums, piemaksas, informācija par apgādībā esošām personām, nodokļu un sociālās apdrošināšanas iemaksas;
5.	Ar darba tiesiskajām attiecībām saistītā informācija	Obligāto veselības pārbaužu informācija, arodslimības, prombūtne (attaisnota un neattaisnota), dalība arodbiedrībā (pirms darba tiesisko attiecību izbeigšanās), novērtējuma informācija, iespējamā pārkāpuma esamības fakts, apraksts, pamatojums, paskaidrojumi, trešo personu sniegtās ziņas par darbinieku, lēmuma pieņemšanas fakts, datums, numurs, būtība. Ar darbinieku apmācību organizēšanu saistītā informācija (apmācību veids, joma, apjoms, datums, rezultāts).

Jebkurā gadījumā Fontes Jūsu datus apstrādās tikai tad, ja šo personas datu apstrādei būs konstatējams skaidrs nolūks un to apstrāde būs pamatota ar kādu no (vienu vai vairākiem) tiesiskajiem pamatiem.

**Kā Fontes iegūst personas datus**

Fontes Jūsu personas datus iegūst galvenokārt šādos veidos:

Nr.	Veids	Piemēri
1.	Jūs personīgi nododat personas datus apstrādei, citos gadījumos arī paužot piekrišanu šo personas datu apstrādei	Apmeklējot Fontes mājaslapu, uzdodot jautājumus vai citā veidā sazinoties ar Fontes, izmantojot mājaslapā paredzēto saziņas rīku, vai rakstot uz Fontes vai Fontes darbinieku pārvaldītajām e-pasta adresēm, kā arī citā veidā izmantojot Fontes sniegtos pakalpojumus
2.	Jūsu esošais vai bijušais darba devējs nodod Jūsu personas datus apstrādei	Jūsu esošais vai bijušais darba devējs Jūsu personas datus nodod atalgojuma pētījumu veikšanai

Atsevišķos gadījumos Fontes personas datus var iegūt arī no citiem subjektiem, piemēram, citām juridiskām vai fiziskām personām, kā arī iegūt tos no informācijas, kas ietverta dažādos publiskajos reģistros, tāpat arī saņemt tos no valsts iestādēm, tostarp, tiesām un tiesībsargājošajām iestādēm. Fontes var izmantot arī publiski pieejamo informāciju, kas var saturēt personas datus.

Gadījumā, ja Jūs pēc savas brīvas izvēles sniedzat mums personas datus, lūdzam ņemt vērā attiecīgo personas datu iesniegšanas nolūku un ievērot šī nolūka sasniegšanai nepieciešamo un nododamo personas datu apjomu. Fontes lūdz personas datus norādīt tikai tiktāl, ciktāl tas nepieciešams attiecīgās vēstules, pieprasījuma vai jautājuma nolūkā, kā arī, jo īpaši aicina nenorādīt savu personas kodu, veselības un citus īpašus (konfidenciālus) datus, finanšu datus, citus pārmērīgus vai uz konkrēto jautājumu neattiecināmus personas datus.

Personas datu apstrādes nolūki

Fontes Jūsu personas datus apstrādā galvenokārt šādiem nolūkiem:

Nr.	Nolūks	Skaidrojums
1.	Pakalpojumu sniegšanai (komercdarbības īstenošanai)	· Atalgojuma pētījumu izstrādei · Līguma saistību izpildei ar klientiem, tostarp, bet ne tikai vadītāju atlase, novērtēšana un koučings, darba tiesisko attiecību izbeigšanas, atalgojumu sistēmu izstrāde un ieviešana, auditi · Pakalpojumu darbības nodrošināšanai / uzturēšanai · Pakalpojumu uzlabošanai, jaunu pakalpojumu attīstībai · Apkalpošanai · Iesniegumu izskatīšanai · Sūdzību izskatīšanai · Tiešā mārketinga aktivitātēm
2.	Fontes drošības nodrošināšanai	· Informācijas drošībai · Informācijas sistēmu drošībai
3.	Informācijas sniegšanai	· Valsts pārvaldes iestādēm, tiesām, tiesībsargājošām iestādēm ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā
4.	Fontes personāla vadības procesu nodrošināšana	· Personāla atlase · Darba līguma noslēgšana un izpilde · Darba laika uzskaite · Darba samaksas aprēķina un darba samaksas veikšanas nodrošināšana · Grāmatvedības prasību izpilde · Darbinieku sociālo labumu nodrošināšana · Darba pienākumu izpildes fiksēšana, novērtēšana un kontrole

Personas datu apstrāde tiešā mārketinga ietvaros

Fontes var apstrādāt Jūsu personas datus arī tiešā mārketinga ietvaros. Tiešā mārketinga ietvaros Fontes var Jums uz e-pastu nosūtīt:

uzaicinājumus piedalīties ikgadējos Fontes veiktajos pētījumos, tostarp, nosūtīt ar šiem pētījumiem saistītos kopsavilkumus un secinājumus

uzaicinājumus piedalīties dažādās aptaujās, intervijās u.tml.

uzaicinājumus uz dažādiem pasākumiem, piemēram, ikgadējā pētījuma rezultātu paziņošanu u.tml.

uzaicinājumus aizpildīt atsauksmes formas u.tml.

informāciju par jaunumiem, Fontes piedāvājumiem u.tml.

Vienlaikus Fontes aicina ņemt vērā, ka Fontes īstenos Jūsu personas datu apstrādi tiešā mārketinga ietvaros tikai divos gadījumos:

ja ir saņemta Jūsu piekrišana (proti, Jūs pats esat pierakstījies uz tiešā mārketinga ziņojumu saņemšanu un šādā veidā sniedzis savus personas datus (e-pastu, vārdu, uzvārdu) – tā sauktais “opt-in” princips), vai

ja Jūs jau esat Fontes klients, kurš nav skaidri iebildis pret Jūsu iepriekš sniegto personas datu (e-pasts, vārds, uzvārds) apstrādi tiešā mārketinga ziņojumu saņemšanai par līdzīgiem Fontes piedāvātajiem pakalpojumiem (proti, Fontes šajā gadījumā izmantos Jūsu e-pasta adresi, kas iepriekš iegūta no Jums komercdarbīvas ietvaros – tā sauktais “soft opt-in” princips)

Fontes tāpat lūdz ņemt vērā, ka Jums jebkurā laikā ir iespējams atteikties no tiešā mārketinga ziņojumu saņemšanas. To var izdarīt šādos veidos:

izvēloties attiecīgo bezmaksas iespēju attiecīgajā no Fontes saņemtajā ziņojumā (“unsubscribe”; “atteikties”)

rakstot uz : [email protected] vai Brīvības ielu 43, Rīga, LV 1010

Tiesiskais pamats

Fontes apstrādā personas datus galvenokārt uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:

Nr.	Tiesiskais pamats	Skaidrojums
1.	Līguma noslēgšana un izpilde	· Datu apstrāde, kas tiek veikta, lai noslēgtu līgumu starp Fontes un Jums, kā arī, lai šo līgumu izpildītu,
2.	Normatīvo aktu nosacījumu izpilde	· Datu apstrāde, kas tiek veikta sakarā ar dažādos normatīvajos aktos noteikto uz Fontes attiecināmo pienākumu izpildi
3.	Fontes leģitīmās intereses	· Veikt komercdarbību un sniegt pakalpojumus · Identificēt datu subjektus (piemēram, datu pieprasījuma gadījumos) · Novērst riskus komercdarbībai (piemēram, dažādus riskus, kas saistīti ar trešo personu vai lietotāju rīcību) · Novērst drošības riskus (piemēram, dažādus riskus, kas saistīti ar personas datu drošības apdraudējumiem no trešo personu puses) · Analizēt pakalpojumu sniegšanu, nolūkā to attīstīt un uzlabot (piemēram, padarīt pakalpojumu sniegšanu efektīvāku un ērtāku) · Novērst krāpnieciskas un citas prettiesiskas darbības un aizsargāt Fontes no šādas rīcības negatīvajām sekām (piemēram, nepieļaut noziedzīgus nodarījumus) · Uzraudzīt pakalpojumu sniegšanu, lai novērstu tehniskas problēmas (piemēram, nodrošināt kvalitatīvu pakalpojumu sniegšanu bez tehniskiem traucējumiem) · Nodrošināt korporatīvo pārvaldību un uzskaiti · Aizsargāt savas tiesiskās intereses, tostarp, vēršoties valsts, pašvaldību un tiesu iestādēs, kā arī tiesībsargājošās institūcijās (piemēram, lai novērstu, atklātu un ierobežotu prettiesiskas trešo personu izpausmes) · Informēt sabiedrību par savu darbību, tostarp, izmantojot reklāmu · Īstenot tiešā mārketinga aktivitātes
4.	Jūsu piekrišana	· Datu apstrāde, kas tiek veikta, pamatojoties uz Jūsu piekrišanu, kas ir izteikta kā aktīva rīcība, tostarp, vēršoties pie mums un sniedzot Jūsu personas datus vai veicot citas aktīvas darbības

Personas datu aizsardzība

Fontes kā personas datu pārzinis nodrošina:

personas datu konfidencialitāti, nodrošinot, ka personas datus apstrādā (t.sk., tiem piekļūst) tikai tādas personas, kam tas nepieciešams amata pienākumu izpildei. Fontes pārstāvji, kas ikdienas darba pienākumu ietvaros strādā ar informāciju, kas satur personas datus, ir apmācītas personas datu aizsardzības pasākumos un līgumiski apņēmušās ievērot konfidencialitātes saistības

atbilstošos tehniskos un organizatoriskos pasākumus personas datu aizsardzībai. Šādi pasākumi, ņemot vērā tehnikas līmeni, īstenošanas izmaksas un apstrādes raksturu, apmēru, kontekstu un nolūkus, kā arī dažādas iespējamības un nopietnības pakāpes riskus attiecībā uz fizisku personu tiesībām un brīvībām, pēc iespējas ietver, piemēram, personas datu pseidonimizāciju, datu minimizēšanu, fiziskās un loģiskās datu aizsardzības pasākumus darba vidē, kā arī rezerves kopiju veidošanu u.c.

tikai pārbaudītu, licencētu un atjauninātu programmatūru. Fontes regulāri pārbauda, atjauno un uzlabo savus tehniskos un organizatoriskos pasākumus

datu drošību, citstarp izmantojot šādus tehniskus risinājumus: datu šifrēšanu (SSL), ugunsmūri, ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmatūru, ko nodrošina Sophos (Sophos privātuma atruna ir pieejama šeit, bet papildus informācija par pakalpojumiem šeit)

sertificētu personas datu aizsardzības speciālistu iesaisti personas datu apstrādē un personas datu aizsardzības pasākumu īstenošanā

Personas datu saņēmēju kategorijas

Fontes nenodod personas datus trešajām personām, ja šādai personas datu apstrādei nav tiesiska pamata un nav iepriekš definēts personas datu apstrādes nolūks, kā arī, ja minētās trešās personas, ņemot vērā apstrādes raksturu, apmēru, kontekstu un nolūkus, kā arī dažādas iespējamības un nopietnības pakāpes riskus attiecībā uz fizisku personu tiesībām un brīvībām, nespēj pārredzami nodrošināt atbilstošus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai nodrošinātu un spētu uzskatāmi parādīt, ka personas datu apstrāde notiek saskaņā ar normatīvajiem aktiem, un/vai nespēj sniegt pamatotas garantijas, ka tiks nodrošināta personas datu apstrādes drošība un datu subjektu tiesību ievērošana.

Dažādu personas datu apstrādes nolūku izpildei personas dati var tikt nodoti:

Fontes darbiniekiem vai speciāli pilnvarotām personām

pašvaldību institūcijām, tiesām, tiesībsargājošajām institūcijām, pēc šo personu pamatota pieprasījuma likumā noteiktajā kārtībā un apmērā

personas datu apstrādātājiem, noslēdzot attiecīgus datu apstrādes līgumus (piemēram, Fontes partneriem, kas nodrošina dažādus ar informācijas sistēmu darbību saistītus pakalpojumus (mākoņskaitļošanas pakalpojumi, sistēmu uzraudzība un darbība, informācijas sistēmu drošība))

atsevišķos gadījumos arī sadarbības partneriem (piemēram, zvērinātiem advokātiem, revidentiem, grāmatvežiem), kas ir iesaistīti Fontes darbības organizēšanā un nodrošināšanā

Personas datu nodošana uz trešajām valstīm

Fontes nenodod personas datus trešajām personām, kas atrodas ārpus Eiropas Ekonomikas zonas.

Vienlaikus Microsoft Ireland Operations Limited, kas nodrošina pakalpojumu sniegšanu Fontes, var nosūtīt personas datus uz valstīm, kas atrodas ārpus Eiropas Ekonomikas zonas un kurās darbojas Microsoft Corporation vai kāds no tās apakšapstrādātājiem. Microsoft Corporation datu pārsūtīšana tiek veikta saskaņā ar VDAR V nodaļu, izmantojot standarta līguma klauzulas, ko noteikusi kompetentā ES organizācija, kopā ar papildu tehniskiem un organizatoriskiem pasākumiem. Detalizētu informāciju par datu pārsūtīšanu un izmantotajiem tehniskajiem un organizatoriskajiem pasākumiem lūdzam meklēt Microsoft Corporation datu aizsardzības noteikumos, kurus ir iespējams atrast šeit.

Personas datu glabāšanas ilgums

Fontes personas datu uzglabāšanas perioda noteikšanā ņem vērā šādus principus:

starp Fontes un datu subjektu noslēgtā līguma spēkā esību

datu nepieciešamība nolūkam, kam tie ir saņemti

ārējos normatīvajos aktos noteiktos termiņus attiecībā uz iespēju Fontes vai datu subjektam realizēt savas leģitīmās intereses

ārējos normatīvajos aktos noteiktos juridiskos pienākumus uzglabāt datus

Auditācijas pieraksti tiek uzglabāti vismaz 18 mēnešus no to veikšanas dienas.

Pēc tam, kad iepriekš minētie apstākļi izbeidzas, personas dati tiek neatgriezeniski dzēsti, tostarp, tiek dzēstas šo datu veiktās rezerves kopijas.

Automatizēta datu apstrāde

Fontes datu apstrādes procesā neveic tādu automatizētu personas datu apstrādi, kuras ietvaros tiek pieņemti Jums juridiski saistoši lēmumi.

Datu subjektu tiesības

· Pienākums sniegt informāciju

Fontes ievēro VDAR 13., 14.panta prasības un proaktīvi sniedz šajos pantos paredzēto informāciju datu subjektiem.

· Piekļuves tiesības (VDAR 15.pants)

Fontes nodrošina, ka datu subjekti saņem informāciju par personas datu apstrādes procesu, kas uz viņiem attiecas. Pēc datu subjekta pieprasījuma Fontes normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā nodrošina piekļuvi datu subjekta personas datiem.

· Tiesības uz personas datu labošanu (VDAR 16.pants)

Fontes nodrošina, ka normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā, bez nepamatotas kavēšanās, tiek laboti neprecīzi datu subjekta personas dati. Ņemot vērā apstrādes nolūkus, datu subjektam ir tiesības, iesniedzot iesniegumu, lūgt, lai nepilnīgi personas dati tiktu papildināti.

· Tiesības uz datu dzēšanu (“tiesības tikt aizmirstam”) (VDAR 17.pants),

Fontes nodrošina, ka pēc datu subjekta pieprasījuma, izpildoties VDAR 17.panta prasībām, uz konkrēto datu subjektu attiecināmie personas dati tiek dzēsti. Fontes par datu dzēšanu informē datu subjektu, izņemot, ja šāda informēšana prasītu nesamērīgas izmaksas vai nav iespējama.

· Tiesības uz apstrādes ierobežošanu (VDAR 18.pants),

Fontes nodrošina, ka datu subjekta personas datu apstrāde tiek ierobežota, ja izpildās VDAR 18.panta 1.punktā noteiktie kritēriji. Ja apstrāde ir ierobežota saskaņā ar 1. punktu, šādus personas datus, izņemot glabāšanu, apstrādā tikai ar datu subjekta piekrišanu vai tādēļ, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības vai lai aizsargātu citas fiziskas vai juridiskas personas tiesības, vai ES vai Latvijai svarīgu sabiedrības interešu dēļ.

· Tiesības saņemt informāciju par personas datu labošanu, dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu (VDAR 19.pants),

Fontes katram saņēmējam, kuram personas dati ir izpausti, ziņo par jebkuru personas datu labojumu vai dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu, kas veikta saskaņā ar 16. pantu, 17. panta 1. punktu un 18. pantu, izņemot, ja izrādās, ka tas nav iespējams, vai ja tas ir saistīts ar nesamērīgi lielām pūlēm. Fontes informē datu subjektu par minētajiem saņēmējiem, ja datu subjekts to pieprasa.

· Tiesības uz datu pārnesamību (VDAR 20.pants),

Fontes nodrošina datu subjekta personas datu pārnesamību atbilstoši VDAR 20.panta kritērijiem. Fontes nodrošina personas datu nosūtīšanu citam pārzinim, ja tas ir tehniski iespējams.

· Tiesības iebilst (VDAR 21.pants),

Datu subjektam ir tiesības iebilst pret personas datu apstrādi atbilstoši VDAR 21.panta kritērijiem. Fontes, saņemot VDAR 21.pantam atbilstoši noformētus iebildumus par datu apstrādi no datu subjekta, datus vairs neapstrādā, izņemot, ja iespējams norādīt uz pārliecinošiem leģitīmiem apstrādes iemesliem, kas ir svarīgāki par datu subjekta interesēm, tiesībām un brīvībām, vai lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības.

· Automatizēta individuālu lēmumu pieņemšana, tostarp profilēšana (VDAR 22.pants),

Fontes nodrošina, ka datu subjektam ir tiesības nebūt tāda lēmuma subjektam, kura pamatā ir tikai automatizēta apstrāde, tostarp profilēšana, kas attiecībā uz datu subjektu rada tiesiskās sekas vai kas līdzīgā veidā ievērojami ietekmē datu subjektu.

· Tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei,

Fizisko personas datu apstrādes pasākumu atbilstību normatīvajam regulējumam Latvijā uzrauga Datu valsts inspekcija. Ja Jūs uzskatāt, ka Jūsu personas datu apstrāde nenotiek atbilstoši normatīvo aktu prasībām, Jums ir tiesības vērsties ar sūdzību Datu valsts inspekcijā. Datu valsts inspekcijas adrese ir Blaumaņa iela 11/13, Rīga, LV-1011. Detalizēta informācija pieejama interneta vietnē www.dvi.gov.lv, vai zvanot uz 67 22 31 31, vai rakstot uz [email protected].

Jūs varat realizēt visas iepriekš minētās tiesības nosūtot pieprasījumu un sazinoties ar mums, izmantojot e-pastu [email protected] vai rakstot uz mūsu juridisko adresi: Brīvības iela 43, Rīga, LV 1010.

Fontes aicina sazināties ar mums pirms iesniegt oficiālu sūdzību, lai rastu iespējami ātrāko un efektīvāko problēmas risinājumu.

Atruna

Fontes ir vienpusējas tiesības veikt labojumus un / vai papildinājumus šajā Privātuma politikā. Spēkā esošā Privātuma politikas versija vienmēr ir tiek ievietota www.fontes.lv. Fontes saglabā iepriekšējās Privātuma politikas versijas, un tās ir pieejamas minētajā vietnē.